Politica de Confidencialidad, Manejo de Documentos Internos y Uso de Sistemas de Informacion

B&M Importadora S.R.L.

1. Marco Legal y Vinculacion Contractual

La presente Politica de Confidencialidad y Manejo de Documentos regula el tratamiento, la custodia, el acceso y el uso de la informacion confidencial, los documentos internos y las plataformas informaticas de BYM Importadora S.R.L. (en adelante, "LA EMPRESA"), con domicilio legal en la ciudad de Lambare, Republica del Paraguay.

Esta normativa digital constituye una extension operativa y reglamentaria directa del Acuerdo de Confidencialidad y la Declaracion Jurada Anexa suscritos de manera fisica por cada colaborador, funcionario, ejecutivo o contratista (en adelante, "EL EMPLEADO"). El cumplimiento de estas disposiciones es de caracter obligatorio y se ampara en el marco normativo de la Republica del Paraguay:

  • Codigo del Trabajo (Ley Nº 213/93 y sus modificaciones): Especialmente lo dispuesto en el Articulo 54 (deberes de fidelidad, reserva y guardar escrupulosamente los secretos tecnicos, comerciales o de fabricacion) y Articulo 84 (causales justificadas de terminacion del contrato de trabajo).
  • Proteccion de Datos e Informacion Privada: Ley Nº 1682/2001, Ley Nº 1969/2002 y Ley Nº 6534/2020 de Proteccion de Datos Personales.
  • Comercio Electronico y Documentacion Digital: Ley Nº 4017/2010 de Validez Juridica de la Firma Digital y Ley Nº 4868/2013 de Comercio Electronico.
  • Codigo Civil Paraguayo: Normas sobre responsabilidad civil por actos ilicitos, danos y perjuicios (Art. 1833 y conexos) y administracion societaria (Art. 1173 y conexos).

2. Acceso Personal, Unico e Intransferible a los Sistemas

El acceso a las plataformas informaticas de LA EMPRESA (incluyendo el sistema ERPNext, gestores de reclamos, tableros de Power BI, catalogos web, bases de datos y servidores) se concede bajo la premisa de la responsabilidad individual y la trazabilidad inalterable.

Condiciones estrictas de acceso:

  1. Credenciales e Identificacion: Las claves de usuario y el PIN de 4 digitos asignados para el ingreso a los sistemas o la validacion de acciones internas son estrictamente personales e intransferibles.
  2. Prohibicion de Transmision: Ninguna persona puede compartir su clave o PIN de 4 digitos con otro empleado, superior jerarquico, subordinado, familiar o tercero, bajo ningun motivo o circunstancia.
  3. Prohibicion de Divulgacion Indirecta: Ver, mostrar en pantalla, imprimir, fotografiar, realizar capturas de pantalla, reenviar, audio-grabar o describir el contenido de un documento confidencial a una persona que no posea su propio acceso autorizado constituye un incumplimiento grave. Esta prohibicion aplica aun cuando se trate de un companero de trabajo de otra area, un familiar directo (incluyendo conyuges o hijos) o conocidos, e independientemente de que exista o no intencion de causar dano a LA EMPRESA.
  4. Auditoria y Trazabilidad: El sistema registra de manera automatizada e inalterable los accesos, intentos de ingreso, modificaciones, descargas e interacciones con los informes y documentos confidenciales. Cada usuario responde legal y administrativamente por todas las acciones ejecutadas bajo su cuenta.

3. Alcance Aplicable a la Alta Direccion, Gerencia General y Miembros del Directorio

El cumplimiento de la presente politica abarca a la totalidad de la estructura organizacional sin excepcion de rango, cargo o jerarquia, incluyendo expresamente al Gerente General y a los integrantes del Directorio de LA EMPRESA.

  • Inviolabilidad de Credenciales y Cero Excepciones Operativas: Ningun miembro del Directorio o la Gerencia General esta facultado para solicitar, utilizar u operar bajo el usuario, clave o PIN de 4 digitos de un colaborador subordinado, ni para ceder sus propias credenciales ejecutivas. Las consultas a tableros de Power BI, reportes de margen, costos de importacion y datos de proveedores quedan registradas e imputadas exclusivamente a su identidad digital individual.
  • Deber Fiduciario y Cumplimiento Societario: De conformidad con las normas sobre administracion de sociedades del Codigo Civil Paraguayo (Art. 1173 y conexos), la Alta Direccion esta sujeta a un deber superior de lealtad y diligencia, obligandose a guardar estricta reserva sobre los negocios societarios, el know-how y la informacion estrategica de LA EMPRESA.
  • Instrumentacion Juridica:
    • Gerencia General (Relacion de Dependencia): Queda vinculada formalmente mediante el Acuerdo de Confidencialidad y Declaracion Jurada amparado por el Codigo del Trabajo (Ley Nº 213/93).
    • Directores (Mandato Societario): Quedan obligados en virtud del Acta de Asamblea y Directorio de Designacion, en conjunto con el Acuerdo de Confidencialidad Ejecutivo y No Competencia.
  • Regimen de Responsabilidad y Sanciones Ampliadas: Ante cualquier evento de filtracion, revelacion o uso indebido de la informacion, la Alta Direccion estara sujeta a:
    1. Responsabilidad Civil Ilimitada y Solidaria: Respuesta directa con su patrimonio personal por todos los danos emergentes, lucro cesante y perjuicios causados a LA EMPRESA, clientes o companias afiliadas.
    2. Remocion e Inhabilitacion Inmediata: Revocacion del mandato societario o despido por justa causa basado en la perdida de confianza y violacion de los deberes de fidelidad.
    3. Acciones Penales: Prosecucion judicial ordinaria por revelacion de secretos industriales o comerciales, y vulneracion de datos privados (Ley Nº 1682/01, Ley Nº 6534/20).

4. Alcance de la Informacion y Documentos Confidenciales

Se considera Informacion y Documento Confidencial todo dato visual, escrito, impreso, oral o electronico al que EL EMPLEADO o directivo tenga acceso con motivo de sus funciones o mediante el uso de los sistemas de LA EMPRESA. Esto abarca, sin caracter limitativo:

  • Datos de Clientes y Companias Afiliadas: Fichas comerciales, RUC, contactos, volumenes de compra, acuerdos de precios, condiciones crediticias, historial de reclamos y proyectos de desarrollo de negocios.
  • Documentacion Tecnica y de Calidad: Certificados de Analisis (CoA), especificaciones de sistemas de pulverizacion, dispensacion y envasado, fichas de seguridad, registros de lotes, normativas GMP e ISO 9001, y el know-how propio de las lineas farmaceutica, domisanitaria, alimenticia y cosmetica.
  • Informacion Estrategica y Comercial: Costos de importacion, datos e identidades de proveedores internacionales (incluyendo firmas asociadas en China u otro origen), margenes de ganancia, presupuestos de ventas, procesos de negociacion e informacion sobre la competencia.
  • Propiedad Intelectual y Software: Codigo fuente, scripts de servidor, estructuras de bases de datos, claves privadas, configuraciones del ERPNext y portales web de LA EMPRESA.
  • Sistemas de Organizacion, Metodos y Calidad (OyM / ISO): Procedimientos operativos del Sistema de Gestion de Calidad (ISO 9001), manuales de descripcion de puestos y funciones, organigramas, instructivos de trabajo (SOP), diagramas de flujo de procesos, matrices de riesgo y todos los formatos/formularios de registro interno.

5. Tratamiento y Custodia Operativa de Documentos Internos

EL EMPLEADO se compromete a aplicar las siguientes directrices de proteccion en la gestion diaria de la informacion:

  • Almacenamiento Seguro: Los documentos digitales deben permanecer exclusivamente dentro de los servidores y repositorios autorizados por LA EMPRESA. Queda estrictamente prohibido descargar, guardar o sincronizar archivos confidenciales en dispositivos personales (telefonos, computadoras particulares, memorias USB o nubes privadas).
  • Politica de Escritorio y Pantalla Limpia: Los documentos fisicos confidenciales no deben quedar desatendidos en escritorios o areas comunes. Las sesiones de trabajo en computadoras deben ser bloqueadas inmediatamente al alejarse del puesto de trabajo.
  • Reproduccion Restringida: Queda prohibida la duplicacion o fotocopiado de documentos internos salvo requerimiento explicito para el ejercicio del cargo.
  • Devolucion de Informacion: En caso de desvinculacion o a simple requerimiento de LA EMPRESA, EL EMPLEADO debera devolver de forma inmediata la totalidad de los documentos fisicos o digitales, notas, archivos, carpetas y respaldos en su poder.

6. Vigencia de la Obligacion de Confidencialidad

De conformidad con lo estipulado en el Acuerdo de Confidencialidad firmado fisicamente:

  • La obligacion de reserva entra en vigor desde el primer dia de vinculacion con LA EMPRESA.
  • En caso de rescision o terminacion de la relacion laboral (por cualquier causa), la obligacion de confidencialidad y no uso de la informacion sobrevivira y continuara plenamente vigente por un periodo minimo de diez (10) anos, o por el tiempo adicional en que dicha informacion no sea de dominio publico legal.

7. Sanciones y Consecuencias Legalmente Aplicables

El incumplimiento de las directrices expuestas en esta politica o en el contrato fisico firmado facultara a BYM Importadora S.R.L. a ejercer las siguientes acciones:

  1. Sanciones Laborales: Aplicacion de medidas disciplinarias severas o la terminacion del contrato de trabajo con justa causa sin derecho a indemnizacion, segun el Articulo 84 del Codigo del Trabajo paraguayo.
  2. Acciones Civiles: Demanda judicial por danos y perjuicios (incluyendo dano emergente y lucro cesante) ante los tribunales ordinarios de la ciudad de Asuncion, al amparo del Codigo Civil Paraguayo y el Acuerdo de Confidencialidad suscrito.
  3. Acciones Penales: Inicio de acciones legales ante la justicia penal en caso de revelacion de secretos industriales o comerciales, acceso indebido a sistemas informaticos o transferencia no autorizada de datos de caracter privado (Ley Nº 1682/01 y Ley Nº 6534/20).